Le courrier électronique, courriel ou e-mail représente un service de transmission électronique d’un message à travers l’internet. Il possède son étiquette et ses règles de base que nous devons respecter. Voici quelques-unes:
-Débutez votre courriel par une formule de politesse (Cher, Chère, Bonjour ou Salut) et comme forme de considération, adressez-vous à chacun par son nom.
-Indiquez toujours le sujet du courrier. A noter que ceci vous aide plus tard à rechercher un message envoyé auparavant.
-Employez des phrases complètes et des paragraphes, en bien respectant les signes de ponctuation et soyez clair et précis.
-N’écrivez pas tous les mots en majuscules, au contraire, vous pouvez utiliser une option de formatage comme l’italique par exemple pour mettre en relief un mot ou plusieurs.
-Faites attention au ton du message transféré.
-Lisez bien un courriel reçu pour répondre à toutes les questions posées par le destinateur et examinez votre message avant même d’envoyer la réponse qui devrait être formulée dans un délai raisonnable.
-Oubliez les abréviations et les émoticônes qui représentent une figuration symbolique d’une émotion.
-Ne jamais transmettre des informations confidentielles dans un courrier et ne pas répéter le même message.
-Respectez la confidentialité du destinataire lorsque vous envoyez par exemple un message à plusieurs correspondants en utilisant l’option CCI (copie conforme invisible). De plus, il faut faire attention aux options « Répondre » ou « Répondre à tous » en examinant les personnes impliquées dans le message. En outre, attention à l’utilisation de la fonction CCI au travail comme vous pouvez perdre la confiance de vos collègues en l’utilisant mal.
-Bien réfléchir avant de mettre quelqu’un en copie conforme (CC), surtout lorsqu’il s’agit du patron.
-Prenez en considération le décalage horaire entre les pays dans le cas d’un courrier international et vérifiez régulièrement votre boîte aux lettres électronique.
-Terminez votre message par une formule de politesse comme « Merci » et n’oubliez pas de signer votre courriel.
-Ne qualifiez pas tous vos mails comme importants ou urgents.
-Il est préférable enfin de mettre l’adresse du destinataire après avoir tout vérifié, notamment les fautes d’orthographe et les documents attachés afin d’éviter un courrier incomplet.
L’Internet, source massive de pollution!
